Sponsoring im Verein: Ein Leitfaden!

Sponsoring kann für Vereine eine sehr wichtige finanzielle Unterstützung darstellen. Auch die Unterstützung durch das Know-How von Dritten oder Sachspenden können die Arbeit eines Vereins unterstützen.

Daher haben wir unseren Vereinen hier einen Leitfaden zusammen gestellt, durch den ihr Ideen für passende Sponsoring-Partner findet und bieten euch einen Werkzeug-Koffer an, für eine professionelle Vorgehensweise bei Sponsoring-Anfragen und deren Abwicklung.

Wenn ihr darüber hinaus noch Fragen habt, stehen wir euch natürlich jederzeit auch unter info@lva-theaterservice.at zur Verfügung.

Viel Erfolg!

Themen:

  1. Was ist Sponsoring?
  2. Welche Möglichkeiten gibt es für Vereine?
  3. Vereinsleitbild: Wer sind wir? Wofür steht unser Verein? Was macht uns besonders?
  4. Wie finden Vereine mögliche Sponsoren?
  5. Unterschied zwischen Spenden und Sponsoring?
  6. Vorteile und Argumente für Sponsoren
  7. Wie spreche ich Sponsoren an?
  8. Sponsoring-Vertrag
  9. Kommunikation mit dem Sponsor

1. Was ist Sponsoring?

Unter Sponsoring versteht man die Zuwendung von Finanzmitteln oder Sachmitteln von einzelnen Personen, Institutionen oder Firmen. Unter Sponsoring fällt auch die Zuwendung von Know-how oder Dienstleistungen.

Beim Sponsoring ist – im Gegensatz zur Spende – immer eine Leistung und
eine Gegenleistung enthalten. Diese wird schriftlich in einer Vereinbarung festgehalten.

Grundsätzlich sind der Kreativität, was ihr als Verein anbieten wollt und könnt,
keine Grenzen gesetzt.

2. Welche Möglichkeiten gibt es für Vereine?

„Alles ist möglich!“ Unter Sponsoring fallen viele Arten von Unterstützung.

Ideal ist es, eine:n Verantwortliche:n für Sponsoring zu bestellen: Idealerweise gibt es eine Person im Verein, die das gerne macht – bei dieser sollten dann auch alle Fäden zusammenlaufen und die Verträge abgelegt werden.

Allerdings werden alle Vereinsmitglieder gebraucht, um gemeinsam über mögliche Sponsoring-Partner und Sponsoring-Angebote nachzudenken.

3. Vereinsleitbild: Wer sind wir? Wofür steht unser Verein? Was macht uns besonders?

Die Grundlage für alle Kommunikationsmaßnahmen, aber vor allem für ein erfolgreiches Sponsoring-Konzept ist ein klar definiertes Vereinsleitbild.

Wer sind wir? Wofür stehen wir? Warum haben wir unsere Mitglieder? Was macht uns aus?
Diese Fragen sollte sich jeder Verein stellen und beantworten, um eine klare Positionierung zu finden, die es dann einfacher macht, die zum Verein passenden Unterstützer:innen zu finden.

4. Wie finden Vereine mögliche Sponsoren?

Einige Kriterien, wie Sponsoren oder Unterstützer:innen „gesucht & gefunden“ werden können:

Thematische Nähe:
Wer passt zu uns? Wer hat Ähnlichkeit mit uns? Wer hat ähnliche Themen?
z.B. ein Theaterverein für Frauen oder eine Aufführung mit einem Frauenthema könnte Firmen, die Frauenprodukte verkaufen oder produzieren ansprechen, oder Firmen mit auffallend hohem Anteil an Mitarbeiterinnen ansprechen, oder „Frauen-Medien“ anschreiben, wie z.B. „Die Vorarlbergerin“ „Circe“ oder aber Geschäfte aus den Bereichen Mode, Kosmetik, Friseur anfragen.

Geografische Nähe:
wer ist mit uns geografisch verbunden?
Damit wird an das Wir-Gefühl in der Ortschaft, Gemeinde, Talschaft appelliert. Ganz unter dem Motto: „Sie machen das Theater durch ihre Unterstützung in unsere Region erst möglich!“

Politische Nähe:
Es besteht die Möglichkeit sich zu erkundigen, was die jeweilige Stadt/Gemeinde/Talschaft oder auch das Land für Unterstützungen anbieten kann.

Ebenso sind Banken, Versicherungen oder Nahversorger oft gerne bereit als Sponsoren aufzutreten.

Medien Nähe (Siehe Grundlagen der Öffentlichkeitsarbeit):
Es ist wichtig, sich Medien als Partner zu suchen. Gemeindeblätter, Wann & Wo, Vorarlberger Anzeiger sind interessiert daran, was in ihrer Region passiert.

Idealerweise werden Infos über Premieren oder Aufführungstermine auch an die Vorarlberger Nachrichten geschickt: redaktion@vn.at oder wohin@vn.at

oder selbst auf: www.wohintipp.at veröffentlicht.

Sachleistungen und Dienstleistungen:

Darunter versteht man alles Know-How oder Material, das ein Verein als Unterstützung benötigen kann. Darunter fallen z.B.: Stoffe, Design, Garderobe, Requisiten, Kosmetik
und Schminke, Friseur, oder aber auch das Bühnenbild durch Architekten oder Unterstützung durch Baumeister, externe Aufführungsorte, juristischer Beistand, Elektrik und Beleuchtung, u.a.m.
Einfach alles, was benötigt wird, kann auch als Sponsoringleistung bezogen werden.

Produkte:
Wenn ein spezielles Produkt als Teil der Inszenierung gebraucht wird, sprechen wir von Produkt Platzierung. Dieses Produkt könnte für einen Sponsor übernommen werden.

Wenn das Produkt an Besucher und Gäste gratis verteilt wird, wird es als Sponsoring bezeichnet: Verköstigungen, Getränke, Bücher, Zeitschriften, u.a.m. Auch hier erhält der Verein einen Sponsorbeitrag.

5. Unterschied zwischen Spenden und Sponsoring?

Bei allen Argumenten, um mögliche Sponsoren zu finden, muss immer der Nutzen für den Sponsor im Vordergrund stehen. Dadurch unterscheidet sich Sponsoring vom Spenden sammeln.

Daher „Kopf hoch“ und selbstbewusst die möglichen Gegenleistungen anbieten, denn ihr bietet eine „nutzenorientierte Partnerschaft“ an.

6. Vorteile und Argumente für Sponsoren

Hier einige Argumente, die dabei helfen, Sponsoren zu gewinnen:

  • Sympathie-Steigerung: durch ihr Engagement in ihrer Region = Image für das Unternehmen
  • Steigerung der Bekanntheit: es ist günstiger als ein Inserat z.B. im Gemeindeblatt, Wann & Wo u.a.m.
  • Kreativität und Emotionalität des Theaters für die eigene Marke oder Firma nutzen
  • Produkte können direkt an Vereinsmitglieder und Besucher verköstigt werden in einem echten und emotionalen Umfeld
  • Wir-Gefühl zahlt in die Firmen-Marke ein
  • Sie erreichen bei jeder Aufführung xxx Menschen bei uns.
  • Ihr Logo in unserem Programmheft mit einer Auflage in Höhe von xxx,
  • Ihr Logo in unseren Medien: Social Media, Newsletter, Vereinszeitung,

Übersicht möglicher Angebote des Vereins:

  • Logo im Programmheft
  • Exklusivität:
    eigene Vorführung in Firma, Vorstellung nur für Mitarbeiter:nnen eines Sponsors
  • Medienpaket: Präsenz auf Homepage oder Newsletter oder Instagram, Programmheft und oder Vereinszeitschrift
  • Produktplacement auf der Bühne – im Stück
  • Plakat oder Fahnenwerbung im Foyer
  • Titel Sponsor
  • Programmheft Sponsor
  • Couch-Sponsor
  • Drinks-Sponsor
  • Snacks-Sponsor

 Diese Liste an Ideen kann durch eure eigene Kreativität ergänzt und erweitert werden.

7. Wie spreche ich Sponsoren an?

Möglicher Ablauf der Kontaktaufnahme und des Erstgesprächs:

  1. Kontakte durch den eigenen Verein nutzen und pflegen: unter dem Motto:
    „Jede:r kennt jemanden, die:der jemanden kennt!“

  2. Liste erstellen, wer wen anspricht.
    Dabei ist der persönliche Kontakt die erste Wahl, da viel persönlicher, dann erst wird ein Brief versendet. Dabei ist das erste Ziel, einen persönlichen Gesprächstermin zur Vorstellung des Vereins und des Angebots zu bekommen.

Siehe Musterbrief

Gerne können die persönlichen Kontakte genutzt werden und der Sponsoring-Verantwortliche übernimmt dann das „geschäftliche“:

Persönliche Präsentation der Fakten – eventuell auch als Powerpoint:

  • Verein beschreiben: Zahlen, Daten, Fakten präsentieren
  • Wieviele Zuseher/Premierengäste?
  • Bereits vorhandene Sponsoren nennen
  • Aufzeigen der Möglichkeiten, wo das Logo platziert werden kann
  • Kosten aufzeigen
  • Ansprechperson des Vereins mit Kontaktdaten angeben
  • Bilder der Menschen hinter dem Verein

8. Sponsoring-Vertrag

Es wird schriftlich festgehalten, wer (Personen, Institutionen, Firmen) welche Leistung, in welchem Zeitraum erbringt. Ebenso werden die Gegenleistungen (z.B.: Logo im Programmheft, Fahne im Saal, Produkte auf den Stühlen, Plakat im Foyer u.a.m.) des Vereins schriftlich festgehalten.

Zahlungsmodalitäten auf der einen Seite, Produktionskosten bzw. Anlieferdetails auf der anderen Seite müssen ebenso definiert sein.

Hier kommt ihr zum Muster-Vertrag.

 

9. Kommunikation mit dem Sponsor

Ihr habt einen Sponsor für euren Verein gefunden. Dann pflegt diese Partnerschaft und informiert euren Partner:in immer wieder, auch z.B. über Generalproben, Premieren, Feste, Ensemble-Veränderungen u.a.m.

  • Vor jeder Veröffentlichung des Logos müsst ihr eine Freigabe des Partners einholen.
  • Durch regelmäßige Feedbackgespräche habt ihr immer auch eine Kontrolle über die Sponsoren-Zufriedenheit und könnt gemeinsam weitere Ideen entwickeln.

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